首营企业：第一次合作的供货方或购货方，审的是"这家公司有没有资格卖/买"。
首营品种：第一次经营的产品，审的是"这个产品能不能合法卖"。
两者常常同时发生，但审批对象不同，资料不能混在一份里。
首营企业通常需要：
首营品种通常需要：
错误一：先采购入库，后补审批。这是检查里的严重缺陷项，因为等于企业在没有确认合法性之前就发生了交易。
错误二：资料过期未更新。证照临期没有预警，过期后还在继续采购。规范做法是系统里设置到期预警，过期自动锁定交易。
错误三：审批流于形式。审批人和采购人是同一个人，或者审批意见只有"同意"两个字。岗位分离与实质性审核是检查会追问的点。
人工管理的瓶颈在于"到期"和"顺序"。把这两件事交给系统：新建往来单位时先走审批，未通过不允许下单；证照到期前自动提醒，过期自动禁止交易。
医存简把这个流程做成了默认规则：首营企业与首营品种分开审批、资质到期自动预警并锁定、审批记录永久留存可导出。基础版 1280 元/年。
第一次合作时做一次即可。但资质到期换证、经营范围变更、新增品种时，需要更新档案或重新审批。
两者都可以，关键是真实、可查、可追溯。电子档案要有来源与时间记录，检查时能调阅。
不建议。质量管理岗位与采购岗位应分离，审批由质量负责人或质量管理部门执行，这是岗位制衡的基本要求。
表格能记录，但无法保证"未审批不能下单"，也无法做到期自动锁定。检查时如果发现审批后仍能交易，问题比缺表格更严重。
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